Pri práci na zostavách chcete, aby používatelia zadávali konkrétne informácie o svojich osobných údajoch, ktoré sa majú zadať do pracovného hárka programu Excel. Aby sme zabránili používateľom zadávať SSN s väčším alebo menším číslom ako 9 číslic, použijeme vstavanú funkciu programu Excel na overenie údajov.
Zoberme si príklad:
- SSN nemôže mať viac ako 9 číslic, aby sa používateľovi obmedzilo zadávanie jeho SSN a zabránilo mu zadávať číslice menšie alebo vyššie ako 9.
- V stĺpci A máme mená a v stĺpci B chceme, aby ľudia zadali svoje SSN
- Pri zadávaní SSN chceme, aby používateľ zadal 9 číslic, pretože SSN vyžaduje presne 9 číslic (nie viac alebo menej ako).
- Vyberte bunky, v ktorých je potrebné pri zadávaní SSN použiť validáciu údajov.
- Kliknite na Dátová páska
- V Dátové nástroje skupina, kliknite na Overovanie dát
- The Overovanie dát Zobrazí sa dialógové okno
- Na karte Nastavenia vyberte položku Vlastné v časti Kritériá overenia a zadajte vzorec ako = LEN (B2) = 9 v boxe Formula
- Vyššie uvedený vzorec zabráni používateľom zadávať číslice menšie alebo väčšie ako 9 číslic.
- Kliknite na OK
- Ak do stĺpca B zadáme presne 9 číslic, potom bunka čísla prijme
- Aj keď úmyselne zadáme viac ako 9 číslic, program Excel nedovolí zadávanie a na upozornenie na problém sa zobrazí vyskakovacie okno s chybovým hlásením.
- Ak zadáme menej ako 9 číslic, potom ani Excel nám nedovolí zadať a zobrazí sa chybové hlásenie.
Pomocou vstavanej funkcie Excelu Overenie údajov môžeme používateľovi pripraviť prispôsobené zostavy na zadanie konkrétnych informácií, ktoré sú užitočné pri vytváraní zostáv.