V tomto článku sa naučíme, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam pomocou validácie údajov v programe Microsoft Excel.
Funkcia overovania údajov zlepšuje efektivitu zadávania údajov v programe Excel a znižuje chyby a chyby pri písaní. Môžete mať obmedzené položky podľa overovacích kritérií alebo dokonca vytvoriť vlastné pravidlá pre to, čo je možné zadať do bunky. V prípade neplatného záznamu zobrazí správu a zabráni užívateľovi zadať údaje na základe zadanej podmienky.
Poďme pochopiť, ako môžete túto funkciu používať pomocou príkladov.
Máme zoznam produktov v stĺpci A a chceme vytvoriť rozbaľovací zoznam všetkých produktov.
Postupujte podľa nižšie uvedených krokov:-
- Vyberte ľubovoľnú bunku v pracovnom hárku
- Ak chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam, prejdite na kartu Údaje> Nástroje údajov> kliknite na Overenie údajov
- Alebo môžeme použiť skratku ALT + D + L
- Zobrazí sa dialógové okno Overenie údajov
- V zozname povolení vyberte možnosť „Zoznam“
- Na karte Zdroj vyberte rozsah zoznamu produktov
Poznámka: -Pred kliknutím na tlačidlo OK si všimnete, že v predvolenom nastavení sú začiarknuté políčka „Ignorovať prázdne“ a „Rozbaľovací zoznam v bunke“. Prvé začiarkavacie políčko „Ignorovať prázdne“ sa používa na povolenie alebo ignorovanie prázdnych miest ako platného vstupu v bunka, ak je začiarknutá. Ak nie je začiarknuté, Excel nepovolí medzery ako platný vstup a zobrazí sa chybové hlásenie. A druhá začiarknutá možnosť je „Rozbaľovacia ponuka v bunke“, ktorá sa používa na zobrazenie šípky po kliknutí na bunku. Ak teda zrušíte začiarknutie tejto možnosti, rozbaľovacia šípka zmizne.
- Teraz prejdeme na „Vstupnú správu“ a tam napíšeme do názvu „Vybrať názov produktu“ a do tela správy „Vyberte názov produktu zo zoznamu“
- Potom prejdeme na „Upozornenie na chyby“ a v predvolenom nastavení je štýl chyby vybratý ako „STOP“. V názve teda napíšeme „Neplatný názov produktu“ a potom v chybovom hlásení napíšeme „Vyberte názov produktu zo zoznamu“. A teraz klikneme na OK.
- Kliknite na OK, vstupnú správu vidíme v žltom nadpise so šípkou nadol
- Po kliknutí na rozbaľovaciu ponuku vidíme, že všetky produkty, ktoré sme vybrali, sa zobrazujú v rozbaľovacom zozname. Môžete ich vybrať namiesto písania alebo zapamätávania si ich
Poznámka: -V prípade, že chcete vymazať text v bunke, ktorá má validáciu údajov, môžete ísť do bunky a stlačiť príkaz odstrániť. Obsah bude odstránený z bunky, ale bude tam v rozbaľovacom zozname
- Keď nie ste v bunke, kde sme použili overenie údajov, uvidíte, že teraz nemá žiadnu rozbaľovaciu šípku. Rozbaľovacia ponuka sa zobrazí iba vtedy, ak vyberiete túto bunku
- V prípade, že chcete validáciu údajov úplne odstrániť z bunky alebo rozsahu, jednoducho prejdite do okna na overenie údajov a tam sa zobrazí táto možnosť „Vymazať všetko“
- Kliknite naň a potom kliknite na tlačidlo OK. V okamihu, keď stlačíme kláves Enter, bude validácia údajov z bunky odstránená
Existuje ďalší spôsob, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam. Definovaním názvu rozsahu môžeme vytvoriť rozbaľovací zoznam. Aby ste to pochopili, postupujte podľa nižšie uvedených krokov:-
- Máme tu teda rovnaký zoznam v rozsahu A9 až A15
- Vyberieme rozsah a teraz môžeme buď prejsť do poľa s názvom, aby sme tomuto rozsahu dali nejaké meno, alebo môžeme použiť Definovať názov.
- Prejdite na kartu Vzorec> Definované mená> potom kliknite na položku Definovať meno
- Teraz sem do poľa pre názov napíšeme „Názov produktu“ a už sme vybrali rozsah, takže klikneme na tlačidlo OK
- Teraz znova prejdeme do okna Overenie údajov a ako kritérium overenia vyberieme „Zoznam“. A tentoraz namiesto výberu rozsahu budeme mať v tomto zdrojovom poli definovaný názov
Poznámka:) Zobrazí sa okno „PASTE NAME“ a môžete vyhľadať všetky názvy rozsahu, ktoré sú k dispozícii v aktuálnom zošite.
- Rad sme pomenovali ako „Názov produktu“, klikneme naň a potom klikneme na tlačidlo OK
- Kliknite na tlačidlo OK a v tejto bunke sa zobrazí rozbaľovací zoznam
Takto teda môžete vytvoriť rozbaľovaciu ponuku pomocou validácie údajov pomocou uvedených príkladov v programe Excel.
Kliknutím na odkaz na video získate rýchly prehľad o jeho použití. Prihláste sa na odber nášho nového kanála a učte sa s nami!
Ak sa vám páčili naše blogy, zdieľajte ich so svojimi priateľmi na Facebooku. A tiež nás môžete sledovať na Twitteri a Facebooku.
Radi by sme vás počuli, dajte nám vedieť, ako môžeme zlepšiť, doplniť alebo inovovať našu prácu a zlepšiť ju pre vás. Napíšte nám na emailovú stránku